Rekam Medis Elektronik untuk Puskesmas

Puskesmas adalah singkatan dari Pusat Kesehatan Masyarakat, suatu lembaga pelayanan kesehatan yang berperan dalam memberikan pelayanan dasar kesehatan kepada masyarakat di tingkat primer.

Puskesmas merupakan bagian dari sistem pelayanan kesehatan di Indonesia yang dikelola oleh pemerintah, dan fokus pada upaya promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.

Tugas Puskesmas melibatkan penyelenggaraan program-program kesehatan, pelayanan kesehatan umum, pemantauan kesehatan masyarakat, serta kegiatan-kegiatan lain yang bertujuan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat di wilayahnya.

Puskesmas juga berperan sebagai pusat koordinasi bagi berbagai kegiatan kesehatan yang melibatkan berbagai pihak, termasuk masyarakat setempat.

REKAM MEDIS ELEKTRONIK PUSKESMAS

Sesuai dengan peraturan dari Menteri Kesehatan yang mewajibkan seluruh fasilitas kesehatan menerapkan ssitem rekam medis elektronik, termasuk puskesmas.

Diharapkan agar semua fasilitas kesehatan dapat secara proaktif menyesuaikan diri dengan inisiatif Kementerian Kesehatan Republik Indonesia untuk mengubah paradigma pelayanan kesehatan.

Langkah ini melibatkan peningkatan terus-menerus dalam kemampuan operasional serta pemeliharaan integritas dalam memberikan layanan kesehatan, dengan tujuan memberikan pelayanan kesehatan yang lebih baik kepada masyarakat.

Selanjutnya akan menjadi hak pasien untuk memperoleh salinan rekam medis pribadinya dan memberikan izin akses menjadi suatu prinsip yang harus dijunjung.

Fasilitas kesehatan rujukan memiliki hak untuk mengakses informasi dalam rekam medis elektronik pasien, namun hal ini harus disetujui terlebih dahulu oleh pasien.

Fasilitas kesehatan diharuskan untuk terhubung melalui platform terintegrasi yang telah diberikan oleh Kementerian Kesehatan, yaitu SATU SEHAT.

Hal ini bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran informasi yang efektif dan aman antara berbagai entitas pelayanan kesehatan.

PERUBAHAN SISTEM YANG DILAKUKAN

Dalam era digitalisasi saat ini, Mejadokter.com sangat mengharapkan agar penggunaan kertas dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan sepenuhnya. Sistem antrian di Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) akan terintegrasi langsung dengan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas, yaitu DGS Kesehatan.

Sebelumnya, panggilan pasien sering kali dilakukan secara manual, dengan memanggil nama pasien, yang kadang-kadang dapat menyulitkan perawat dan pasien, terutama jika terdapat pasien dengan nama yang sama pada waktu yang bersamaan.

Setelah nomor antrian pasien dipanggil, nomor tersebut seringkali diabaikan dan tidak memiliki nilai tambah.

Oleh karena itu, perlu dilakukan desain ulang pada sistem antrian untuk memberikan nilai tambah dalam pelayanan pasien, sekaligus mendukung implementasi rekam medis elektronik dan mengurangi ketergantungan pada penggunaan kertas dalam proses pelayanan kesehatan.

Pelayanan kepada pasien dengan kebutuhan khusus di Puskesmas selama ini masih dilakukan tanpa penyesuaian yang memadai dibandingkan dengan pasien umum. Khususnya, fasilitas untuk pasien yang mengalami kesulitan berjalan, seperti kursi roda di pintu masuk Puskesmas, belum tersedia.

Selain itu, berkas rekam medis rawat jalan yang telah diretenisasi pada tahun 2019 masih belum mendapatkan proses pemusnahan sesuai dengan ketentuan.

Pemeliharaan berkas rekam medis melebihi batas waktu yang telah ditetapkan dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 tahun 2008, yakni 2 tahun.

Perlu dicatat bahwa kurangnya tersedianya cadangan data (backup system) menjadi masalah serius, terutama pada Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (DGS Kesehatan).

Oleh karena itu, fasilitas pelayanan kesehatan yang menggunakan penyimpanan berbasis digital wajib memiliki prosedur cadangan data guna memitigasi risiko kehilangan informasi akibat gangguan pada sistem.

Pelaksanaan cadangan data (backup system) umumnya diselenggarakan sesuai dengan peraturan yang masih berlaku, dengan beberapa aspek sebagai berikut:

a. Penyimpanan cadangan data ditempatkan pada lokasi yang berbeda dari Fasilitas Pelayanan Kesehatan guna memitigasi risiko kehilangan data.

b. Proses cadangan data dilakukan secara teratur sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, dan diatur dalam standar prosedur operasional yang telah disusun oleh masing-masing Fasilitas Pelayanan Kesehatan.

Setelah mengidentifikasi isu, langkah berikutnya adalah memahami isu tersebut secara menyeluruh.

Dengan menggunakan kemampuan berpikir konseptual, tim penyelesaian isu mencari alternatif solusi untuk menyelesaikan isu yang telah diidentifikasi.

Sebagai alat bantu dalam menetapkan kriteria isu, digunakan metode Analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG), yang merupakan metode skoring untuk menyusun urutan prioritas isu yang perlu diselesaikan.

Pada tahap ini, setiap masalah dievaluasi berdasarkan tingkat risiko dan dampaknya.

Setelah mendapatkan jumlah skor, langkah berikutnya adalah menetapkan prioritas masalah.

Langkah skoring dengan menggunakan metode USG melibatkan pembuatan daftar akar masalah, membuat tabel matriks prioritas masalah dengan bobot skoring 1-5, dan penentuan nilai tertinggi sebagai prioritas utama.

Proses ini dimaksudkan untuk memberikan dasar yang kuat bagi pengambilan keputusan yang efektif dalam menanggulangi isu-isu yang signifikan.

Dengan melakukan analisis ini, organisasi dapat lebih terfokus mengatasi isu-isu yang paling mendesak, sekaligus mendukung pencapaian optimalisasi operasional dan peningkatan pelayanan.

Untuk memberikan penjelasan lebih rinci, konsep urgensi, seriusitas, dan pertumbuhan dapat dijabarkan sebagai berikut (Kotler dkk, 2001):

Urgensi

Urgensi mencerminkan sejauh mana suatu isu membutuhkan penanganan segera dan sejauh mana tekanan waktu dapat memengaruhi resolusi masalah yang mendasari isu tersebut.

Hal ini berkaitan dengan seberapa mendesaknya isu tersebut untuk diatasi dalam rentang waktu yang telah ditentukan.

Seriusitas

Seriusitas mengukur tingkat kepentingan suatu isu, terkait dengan konsekuensi yang mungkin timbul akibat penundaan penyelesaian masalah yang mendasarinya.

Pertimbangan melibatkan dampak yang dapat terjadi jika isu tersebut tidak segera dipecahkan, atau jika masalah yang mendasarinya tidak segera diatasi.

Perlu dicatat bahwa, dalam situasi yang sama, sebuah masalah yang berpotensi menimbulkan masalah tambahan dianggap lebih serius dibandingkan dengan suatu masalah yang berdiri sendiri.

Pertumbuhan

Pertumbuhan merujuk pada seberapa besar kemungkinan isu tersebut akan berkembang lebih lanjut.

Faktor ini terkait dengan probabilitas bahwa masalah yang mendasari isu akan memburuk jika tidak ditangani dengan tepat dan cepat. Pertimbangan melibatkan evaluasi terhadap potensi perburukan kondisi jika isu dibiarkan tanpa penyelesaian.

Pemahaman mendalam terhadap ketiga konsep ini menjadi kunci dalam menentukan prioritas penanganan isu-isu yang dihadapi, memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat dan terfokus pada resolusi masalah yang paling mendesak dan signifikan.

ANALISA FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

Terdapat beberapa hal yang rasanya perlu untuk digaris bawahi mengenai penerapan sistem rekam medis elektronik di puskesmas. Diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Sumber Daya Manusia

Beberapa tenaga kesehatan masih belum familiar dengan pengoperasian komputer, terutama di lingkungan Puskesmas.

Kondisi ini disebabkan oleh kebingungan beberapa tenaga kesehatan terkait dengan beragam menu yang tersedia dalam rekam medis elektronik, belum memahami seluruh fungsi yang ada, dan belum sepenuhnya memahami cara penggunaannya dengan benar.

2. Perangkat

Keterbatasan jumlah perangkat komputer di Puskesmas menjadi kendala, dimana jumlah yang terbatas menyebabkan beberapa poliklinik tidak dapat mengadopsi rekam medis elektronik.

Dampaknya, implementasi rekam medis elektronik tidak mencapai tingkat optimal karena terkendala oleh keterbatasan perangkat yang tersedia.

3. Pengawasan

Pengawasan dan evaluasi terhadap penanggung jawab entri pada rekam medis elektronik mengalami kendala karena setiap tenaga kesehatan belum memiliki akun individu.

Dalam pelaksanaannya, mereka hanya dapat menggunakan satu akun yang digunakan secara bersama, sehingga menyulitkan proses evaluasi dan pengawasan terhadap tanggung jawab entri secara efektif.

4. Aplikasi

Puskesmas masih belum bisa menemukan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu, Mejadokter.com selalu ingin menawarkan solusi terbaik untuk bisa menyelesaikannya.

Diharapkan dengan hadirnya Mejadokter.com bisa memberikan jawaban untuk semua permasalahan yang terjadi di puskesmas, terutama mengenai rekam medis elektronik.