Tips Pengelolaan Administrasi Klinik yang Baik

Pengelolaan klinik harus dilakukan dengan tepat agar bisa melayani pasien dengan baik. Tapi tahukah Anda bahwa tak jarang para dokter justru mengalami kesulitan dalam menjalankan klinik miliknya lantaran tidak mengetahui tips manajemen pengelolaan klinik.

Administrasi menjadi salah satu permasalahan yang biasa terjadi dalam klinik. Untuk mengatasinya, Anda membutuhkan sebuah sistem kerja klinik yang terorganisir dengan baik. Terdapat sejumlah langkah yang bisa ditempuh untuk mewujudkan hal tersebut.

Tips Pengelolaan Klinik

Dalam pengelolaannya, klinik harus menerapkan yang namanya 'Tertib Administrasi' agar semua kegiatan atau aktivitas yang terjadi di dalam klinik bisa berjalan dengan sebagaimana mestinya.

Mulai dari awal pertama kali pasien datang hingga pulang setelah mendapatkan pelayanan. Pihak dari klinik harus bisa memastikan sistem bekerja dengan baik tanpa ada masalah berarti.

Lalu apa saja sih yang perlu diperhatikan dalam prosesnya? Berikut ini penjabarannya!

Tips Tertib Administrasi (Front Office)

Pertama-tama kita juga harus memastikan bahwa untuk administrasi yang berada di bagian luar kantor sudah tertata dengan baik. Mengingat bahwa aspek yang satu ini bisa terlihat dan dinilai dengan mudah oleh publik maka harus menjadi perhatian khusus.

Tentu saja kita tidak menginginkan citra yang buruk untuk klinik didapatkan hanya karena kelalaian dalam tertib administrasi bagian 'Front Office (FO)'.

Oleh karena itu ada beberapa cara yang bisa dilakukan agar menghindari terjadinya kesalahan dalam administrasi FO tersebut.

1. Catat Pendaftaran Pasien

Ketika ada pasien yang melakuan pendaftaran, maka harus dilakukan pencatatan yang dilanjutkan dengan penginputan data. Ketika pasien datang untuk kedua kali dan seterusnya maka tidak perlu lagi dilakukan pencatatan karena data pasien telah ada sebelumnya.

Kemudahan akan didapatkan oleh pegawai saat klinik menggunakan aplikasi yang mengedepankan sistem automasi dalam pencatatannya.

Aplikasi yang berbasis automasi sendiri adalah sistem yang mengelola klinik agar bisa mengurangi aktivitas dengan cara manual. Dengan begini maka proses kegiatan yang berjalan di klinik akan terhindar dari masalah administrasi.

Meskipun sudah ada banyak sekali aplikasi klinik yang beredar dan ditawarkan sebagai program pembantu pengelolaan, tapi tidak semuanya memakai sistem automasi secara penuh. Oleh karena itu sebagai pemilik klinik harus bisa memilih dengan baik agar tidak salah pilih dan menyesal di kemudian hari.

2. Pemberian Kartu Pasien

Kartu pasien mempunyai fungsi yang cukup penting untuk dapat memberikan informasi awalan kepada petugas klinik tanpa harus membuka data terlebih dahulu.

Biasanya kartu pasien itu akan memberikan data umum dari pasien, misalnya seperti nama, usia, jenis kelamin, dan lainnya.

Nantinya kartu pasien ini akan digunakan untuk mempercepat proses pelayanan kesehatan ketika pasien datang kembali dikemudian hari.

Manfaat Kartu Pasien

Bukan hanya sebagai formalitas Anda ketika berobat ke klinik saja, tetapi kartu pasien ternyata punya manfaat yang banyak juga lho, diantaranya adalah sebagai berikut:

• Registrasi akan menjadi lebih mudah karena pasien tidak perlu lagi mengisi data atau bahkan melampirkan berkas yang dibutuhkan ketika pertama kali berobat
• Penanganan untuk pengobatan yang kedua dan seterusnya dilakukan lebih cepat karena mengingat pasien tak perlu lagi registrasi yang rumit
• Pihak dari klinik bisa mencari data pasien dengan mudah yang akan memudahkan administrasi, apalagi kalau menggunakan aplikasi klinik dengan sistem automasi secara menyeluruh
• Kualitas pelayanan rumah sakit akan meningkat saat proses pendaftaran bisa dilakukan dengan mudah dan cepat
• Riwayat penyakit dari pasien akan jauh lebih mudah untuk diketahui hanya dengan bermodalkan kartu pasien tersebut
• Kartu pasien akan memudahkan kegiatan administrasi lainnya terutama untuk pemeriksaan identitas, riwayat penyakit, hingga informasi lain yang mungkin dibutuhkan
• Anda bisa mempromosikan kartu pasien tersebut dengan disisipkan strategi pemasaran berupa 'diskon' atau kebijakan lain yang disesuaikan dengan keinginan

3. Catat Transaksi Pasien

Apa saja yang sudah dilakukan oleh pasien di klinik harus diketahui oleh petugas terutama untuk transaksi-transaksi pengobatan.

Ini termasuk diantaranya seperti konsultasi, penanganan, hingga pembelian obat setelah ditangani oleh dokter. Pencatatan harus dilakukan agar bisa mengetahui apa saja kegiatan yang dilakukan oleh pasien.

Nantinya pasien hanya perlu memperlihatkan 'kartu pasien' yang dimilikinya, maka petugas klinik bisa membuka riwayat-riwayat kegiatan pengobatan pasien di klinik tersebut.

Tujuan utama dari pencatatan transaksi pasien ini pun sudah jelas ya, yaitu supaya klinik mempunyai data riwayat pasien tersebut sehingga ketika sewaktu-waktu ingin melihatnya, maka hanya perlu membuka data yang telah disimpan oleh pegawai klinik.

Maka penting sekali untuk klinik memiliki aplikasi yang dapat menunjang kemudahan dalam pencatatan dan pembukaan data. Pemilik klinik harus mempunyai keseriusan dalam memilih aplikasi, kalau salah pilih, masa depan klinik taruhannya.

Jangan sampai ada kesalahan misalnya seperti ada data pasien yang hilang atau tertukar atau masalah lainnya yang tentu saja bisa menjadi fatal akibatnya.

4. Pemberian Invoice Pasien

Pembayaran sangat penting jika disertai dengan invoice supaya data transaksi dari pasien dapat terdokumentasi dengan baik.

Dengan diberikannya invoice maka pasien akan dimudahkan dalam pembayaran. Selanjutnya mereka juga akan mempunyai bukti transaksi jika dibutuhkan.

Biasanya pun untuk klinik yang modern akan menggunakan aplikasi klinik yang terhubung langsung ke dalam rekam medis pasien.

Jadi untuk pencatatan data menjadi sangat lengkap mulai dari pendaftaran awal, penanganan medis, hingga pembelian obat dan pembayaran.

Aplikasi klinik lagi-lagi menjadi tumpuan yang menjadi roda utama dalam pengelolaan sebuah klinik. Lalu, aplikasi klinik seperti apa sih yang sekiranya mampu untuk mengatasi semua masalah tersebut di atas?

Tips Tertib Administrasi (Back Office)

Setelah mengetahui tips tertib administrasi front office (FO), sekarang kita masuk ke yang bagian Back Office (BO). Apakah sama saja? Tentu saja tidak!

Untuk yang satu ini akan sangat kental berhubungan dengan yang namanya laporan. Berikut ini yang dimaksud:

1. Buat laporan transaksi setiap hari
2. Buat laporan transaksi setiap bulan
3. Buat laporan kunjungan pasien
4. Buat laporan kunjungan dokter dan perawat

Kalau dilihat dari list di atas maka bisa diketahui bahwa ini berhubungan dengan evaluasi pihak intern klinik ya. Laporan-laporan yang dicatat akan bisa memperlihatkan seberapa baik pelayanan, berapa ramai pasien yang datang dalam kurun waktu tertentu, berapa pemasukkan klinik, dan lain sebagainya.

Aplikasi Klinik yang bisa Mengatasi Masalah Pengelolaan Administrasi

Administrasi diketahui telah menjadi salah satu aspek penting dalam pengelolaan klinik. Ketika sebuah proses administrasi berjalan dengan tidak baik, maka bisa dipastikan kalau klinik tersebut akan bermasalah.

Jika dahulu kita akan banyak menggunakan pencatatan manual yang mungkin membutuhkan banyak sekali buku-buku, kalaupun sudah menggunakan aplikasi komputer, tapi masih terbatas. Hal ini sudah jauh berbeda dengan jaman sekarang yang semuanya serba otomatis.

Aplikasi klinik modern seakan menjadi solusi yang selama ini dinantikan oleh dokter dan pemilik klinik. Semuanya jadi terasa lebih mudah karena menggunakan sistem automasi. Tapi seperti yang juga sudah dijelaskan sebelumnya, memilih aplikasi klinik tidak bisa sembarangan.

Oleh karena ini sekarang kami akan merekomendasikan kepada Anda sebuah aplikasi klinik modern terbaik yang mempunyai banyak sekali fitur dan keunggulan. Aplikasi yang dimaksud adalah 'Mejadokter'.

Apa itu Mejadokter? Mejadokter merupakan aplikasi klinik yang mengusung kecanggihan dalam mengelola administrasi dengan sangat cepat dan tepat karena menggunakan basis automasi.

Ada banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan ketika klinik Anda menggunakan aplikasi mejadokter. Beberapa diantaranya adalah seperti:

1. Pendaftaran untuk pasien
2. Asuhan keperawatan
3. Rekam Medis
4. Transaksi
5. Manajemen Data
6. Pembukuan dan Pelaporan

Jika Anda berminat untuk mengetahui lebih lanjut tentang Mejadokter, maka bisa menghubungi kontak yang tertea di bawah ini:

• Email: admin@mejadokter.com
• Phone: +6281999620213
• Alamat: Jalan Pulau Menjangan No. 61a, Banyuning Selatan, Singaraja, Bali